Bu akışın amacı otomatik e-posta göndermek değil, ilk yanıtı daha hızlı ve daha düzenli hazırlamaktır. Kaynak olarak küçük bir Google Sheets tablosu kullanılır; n8n yalnızca durumu yeni olan satırları işler ve taslağı aynı satıra geri yazar.
1. Tabloyu kaynak sistem olarak düzenle
Başlangıçta tabloyu kısa tutun: lead_id, ad, şirket, ihtiyaç, e-posta, durum, taslak, son_kontrol ve hata_notu alanları yeterlidir. Durum alanında yeni, incelemede, onaylandı ve gönderildi gibi sınırlı değerler kullanın. Aynı satıra ikinci kez işlem yapılmaması için lead_id benzersiz olmalı; e-posta adresi tek başına güvenilir bir anahtar sayılmamalıdır. Gerçek müşteri verisiyle denemeden önce iki sentetik kayıt hazırlayın. Birinde açık ihtiyaç, diğerinde eksik e-posta veya belirsiz metin olsun. Böylece akışın yalnızca iyi örnekte çalışmadığını görürsünüz.
- Zorunlu alanları ve boş bırakılabilecek alanları yaz.
- Durum değerlerini veri doğrulamayla sınırla.
- Hassas bilgiyi ilk testte kullanma.
2. n8n adımlarını küçük tut
Akış; Google Sheets okuma, durum filtresi, metin üretimi ve Sheets güncelleme adımlarından oluşabilir. Metin üreticisine sadece satırdaki alanları gönderin. “Bilgi uydurma, eksik alanı [SOR] olarak belirt, 120 kelimeyi geçme” gibi sınırlar ilk taslağın kontrolünü kolaylaştırır. Güncelleme adımı başarısız olursa hata_notu yazılmalı ve durum yeni kalmalıdır; böylece sorun sessizce kaybolmaz. Gmail ile gönderim adımını ilk sürümden çıkarın. Taslağın bir çalışan tarafından okunması, yanlış şirket adı veya hatalı vaat gibi sorunları yakalar.
- Filtreyi durum=yeni koşuluyla sınırla.
- Çıktıda konu, gövde ve soru alanlarını ayrı sakla.
- Gönderimi açık insan onayına bağla.
3. Test, gözden geçirme ve bakım
İki sentetik kayıtta başarılı akışı, boş alanı, uzun ihtiyacı ve tekrar çalıştırmayı deneyin. Aynı lead ikinci kez taslaklanıyorsa işlenen alanı veya durum güncellemesini kontrol edin. İlk hafta her taslağı inceleyen kişiden “kaynakta var mı, ton uygun mu, sonraki adım net mi?” sorularına cevap vermesini isteyin. Promptu yalnızca gerçek hata örnekleri biriktikçe güncelleyin. Google veya n8n tarafındaki düğüm davranışı değişebileceği için bağlantı ve izinleri kendi hesabınızda doğrulayın; bu rehber belirli bir hesabın çalıştığını garanti etmez.
- Başarılı, atlanan ve hatalı kayıtları ayrı say.
- İlk hafta gönderim öncesi yüzde yüz inceleme uygula.
- İzin ve düğüm ayarlarını güncel dokümandan kontrol et.
4. Kabul kriterleri
Akış; yalnızca yeni satırları ele almalı, her taslağı kaynak satırına bağlamalı ve belirsiz bilgiyi işaretlemelidir. Gönderim kararı insanda kalmalı; hata alan kayıtlar görünür bir kuyruğa düşmelidir. Bu dört koşul sağlanmıyorsa daha fazla bağlantı eklemek yerine tablo şemasını ve durum geçişlerini düzeltin. Sonraki aşamada CRM aktarımı veya otomatik hatırlatma eklenebilir; bunu ancak taslak kalitesi ve tekrar işleme davranışı ölçüldükten sonra değerlendirin.
- Tekrar işleme engelleniyor.
- Kaynak ve taslak eşleşiyor.
- Hata görünür ve geri alınabilir.
- Gönderim onaylı ilerliyor.
n8n + Sheets ile lead e-posta taslağı
Girdi: Google Sheets’te onaylı lead satırı.
Çıktı: Taslak e-posta, konu, kişiselleştirme notu ve takip durumu.
n8n akışının çıktısı Sheets’e geri yazılır; Gmail gönderimi manuel onaylanır.
- Lead tablosunu hazırla
talep_id, ad, eposta, ihtiyac, etiket, oncelik, izin ve durum alanlarını aç; talep-ornek.csv ile aynı başlıkları kullan.
Beklenen sonuç: Eksik alanı fark edilen düzenli bir kaynak tablo. - Akışı içe aktar
Hazır JSON’u n8n’e aktar; önce sentetik test tetikleyicisini çalıştır, sonra kendi Sheets ve Gmail credential’larını arayüzden seç.
Beklenen sonuç: Geçerli kayıt taslak yoluna, eksik veya izinsiz kayıt inceleme yoluna gider. - Sentetik kayıtla dene
Gerçek müşteri verisi yerine iki örnek satır kullan; boş e-posta ve belirsiz ihtiyaç senaryolarını da test et.
Beklenen sonuç: Başarılı, atlanan ve hata veren kayıtlar ayrışır. - İnsan onayıyla aktar
Taslakları kontrol eden kişi gönderim kararını verir; yalnızca onaylanan satırı e-posta aracına manuel taşır.
Beklenen sonuç: Gönderim kaydı ve kontrol eden kişi belli olur.
Rehberli uygulama: dış araçlarda bağlantı ve test adımlarını sen tamamlarsın. Örnek dosyalar eğitim içindir; çalıştırılmış müşteri sonucu değildir.
Kurulum kaynakları: n8n Google Sheets düğümü ↗ n8n Gmail düğümü ↗
Pilota geçmeden önce
- ✓ Sentetik kayıtlarla test yapıldı.
- ✓ Gönderim adımı insan onayında.
- ✓ Durum ve hata alanları izleniyor.
- ✓ n8n/Google izinleri kendi hesabında doğrulandı.